DAFE apunta a la mejora continua mediante Normas ISO y remodelación de espacios

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La División de Asistencia Financiera al Estudiante (DAFE) de la Universidad de Concepción se encuentra en medio de importantes procesos que buscan identificar oportunidades de mejora. La División de la Dirección de Finanzas (Dirfin) apunta para 2024 a acreditarse bajo la Norma ISO 9001 de Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), desafío que se plantea y llega junto a otros cambios.

Dicha Norma, busca garantizar la calidad de los servicios entregados desde DAFE, tanto en la atención a público, como en la vinculación con entes y organismos. Esta tarea llega justo cuando en la División se ha completado la actualización del Manual de Procedimientos, exigido por la ley,  que regula el Fondo Solidario de Crédito Universitario (FSCU).

Así, desde VRAEA se ha asignado un equipo asesor liderado por Claudio Suarez Eriz, Coordinador de Gestión de Calidad VRAEA, para apoyar a DAFE en la definición de Procedimientos y Procesos, cuidando su alineación tanto con el Plan Estratégico Institucional (PEI) como también con aquellos lineamientos trazados por VRAEA y Dirfin.

De este modo se espera que para 2024 se pueda realizar la auditoría que permita finalmente certificar a la División en la Norma ISO 9001 de Sistema de Gestión de Calidad. Para ello se ha programado realizar, cada semana, una reunión enfocada en este trabajo, con lo cual se espera avanzar durante todo el 2023.

Respecto a esta certificación, Marco Daroch Oñate, Jefe de la DAFE explicó que “esto significa primero establecer un estándar, pero además es un desafío de revisión y mejora constante. Es algo que empieza este año, pero no termina en 2024, esto sigue y de aquí en adelante va a ser un constante mejoramiento en los procesos”.

Dentro de lo mismo Daroch destaca que “lo relevante también es que el Procedimiento va a quedar escrito, hasta ahora sólo se depende del conocimiento de las personas. Al tener esto, si una persona nueva tiene que ejecutar alguno de estos Procesos, ya tiene una base con la cual comenzar, lo que es tremendamente importante”.

Remodelación de oficinas: mejora continua en servicio e infraestructura

Pero los cambios en DAFE no vienen netamente suscitados a Procesos y Procedimientos, sino también a su infraestructura. Esto, ya que se espera llevar a cabo una remodelación en las oficinas de la División, trabajos a cargo de la Dirección de Servicios que comenzarán durante los últimos días de mayo y se pretende estén listos para finales de julio de este 2023.

Respecto a ello, el Jefe de la División contó que esta remodelación “viene a suplir varias deficiencias que tiene el espacio donde atendemos a nuestros estudiantes. Entre ellas el piso, que no quedó en buenas condiciones después del terremoto. Se debe modernizar toda la instalación eléctrica, dispositivos de atención y así tener un espacio más confortable para la atención de estudiantes y ex estudiantes”.

Mientras se realicen estos trabajos la atención a público será principalmente mediante el correo electrónico dafe@udec.cl. Pero además se dispondrá una oficina para la atención presencial para orientar consultas de pregrado y FSCU. En cuanto a postgrado, su ejecutiva atenderá directamente en la Dirección de Postgrado.

Ante ello, Daroch relevó que la idea es que “no tengamos discontinuidad en los servicios, simplemente durante este periodo de remodelación, será distinto, priorizando por supuesto la consulta mediante nuestro correo electrónico”.

Además, el Jefe de la DAFE quiso destacar que esta remodelación que está a cargo de la arquitecta Lía Fuentealba Rohland, es fruto de un trabajo participativo donde todo el equipo de la División también pudo entregar sus definiciones. “Esto ha sido colaborativo, aquí han actuado distinto entes. Actuó la gente de seguridad ocupacional, distintas autoridades y nuestros colaboradores dentro de DAFE”, explicó.






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