El vital rol coordinador de la Unidad de Servicios Generales en eventos desarrollados en la UdeC
La Dirección de Servicios (Dirser), entre sus múltiples roles dentro de la Universidad de Concepción, tiene como una de sus tareas administrar los espacios abiertos dentro del Campus. Allí, se suelen llevar a cabo actividades y eventos para toda la comunidad penquista que muchas veces tienen un carácter masivo.
Es por ello que en la UdeC se cuenta con regulaciones para poder gestionar y administrar los espacios con los que cuenta. Esto, mediante ciertos estándares establecidos en el Decreto UdeC N° 2016-172, donde se establecen una serie de consideraciones que, quienes quieran solicitar estos sectores, deben tener en cuenta para asegurar el correcto uso de los espacios.
Como parte de este mismo proceso, las productoras o entes que quieran organizar alguna actividad dentro del Campus UdeC, deben completar alguno de los formularios de solicitud dispuestos en la página de la Dirser, a través de los cuales la Dirección puede cerciorarse que los eventos cumplen con requisitos mínimos para comenzar el trabajo de organización.
Evaluación y factores clave
Así, Dirser a través de su Unidad de Servicios Generales puede comenzar a trabajar con dichos entes para determinar una serie de factores clave a la hora de organizar cualquier evento. Entre estas consideraciones, Javier Salinas Castro, jefe de dicha Unidad, cuenta que estas se “deben definir dependiendo de la envergadura de las actividades. Eso está principalmente determinado por la cantidad de público que se puede convocar y claramente algunas deben ser ajustadas antes de su aprobación”.
De este modo se crea una agenda de actividades, cada una catalogada según su convocatoria. “Es muy importante que la gente entienda que hay eventos que se necesita sean agendados por lo menos con dos semanas de anticipación. Para eventos menores, se pide 48 horas, que es lo mínimo para poder mirar la agenda y chequear los requisitos que regulan el uso de los espacios”, aclara Salinas.
Entre los factores que podrían implicar ajustes en la propuesta de un evento en el Campus Concepción de la Universidad, está precisamente el chequeo de los requisitos. Uno de los principales problemas que se presenta es la emisión de ruidos en horarios donde se debe priorizar la actividad académica.
Otro, es la no concordancia con los lineamientos, quehacer y valores que representa la Universidad de Concepción, lo que en algunos casos implica la evaluación por parte de una mesa que integran, además, la Vicerrectoría de Relaciones Institucionales y Vinculación con el Medio y la Dirección de Comunicaciones, solicitándose opinión a organismos institucionales de acuerdo al tipo de actividad.
Dentro de lo mismo, el jefe de la Unidad de Servicios Generales explica que en la UdeC tampoco se permite la realización de eventos o actividades particulares que tengan por propósito lucrar o generar un beneficio propio a través de los espacios que dispone la Institución a la comunidad.
Es así que, una vez determinados los múltiples factores y chequeado su cumplimiento, la Dirser puede comenzar con las coordinaciones necesarias para la correcta ejecución de estos eventos. Uno de los roles que asume la Unidad de Servicios Generales es el acompañamiento a los entes organizadores para que las actividades se desarrollen dentro de estándares que permitan una adecuada puesta en marcha.
Acompañamiento y rol coordinador
“Con nuestra experiencia podemos recomendar ciertos cuidados y de esa manera facilitar el proceso de organización. Además, apoyamos con los servicios básicos que no podemos delegar, seguridad y aseo son nuestra responsabilidad en el Campus, pero cada organizador debe costearlos, además de la producción del equipamiento y técnica para amplificar, posicionamiento de stands, escenarios, toldos, entre otros”, cuenta Salinas.
Así la Dirser coordina para estos eventos el suministro de electricidad, aseo y seguridad según corresponda, además de toda la logística que requiere la ubicación y ordenamiento a la hora de desarrollar un evento de alta convocatoria al interior de la Universidad. Es un trabajo en el que participan varios trabajadores de la Dirser, en particular en aquellos masivos, donde se deben ver temas de prevención de riesgo, cortes de riesgo, disposición de residuos, accesibilidad, entre otros. “Nos tomamos este trabajo de manera profesional, ya que debemos velar que el evento se realice de la mejor manera posible” explica el encargado de Servicios Generales de la UdeC.
Además, dicha Unidad también se encarga de brindar apoyo a los eventos desarrollados en la Casa del Deporte. Un ejemplo son las elecciones de juntas de socios, donde se deben montar urnas, cabinas, alfombras y todos los detalles que estos eventos conllevan. De este modo el rol de la Dirección abarca un amplio abanico de factores dentro de la logística que significa la organización de actividades dentro de la Universidad de Concepción.
Es así como la Unidad de Servicios Generales, a través de su trabajo constante y recomendaciones, logra permitir una mejor gestión de recursos y genera la logística necesaria para el desarrollo responsable y constante de eventos en la Universidad, siempre velando por la sustentabilidad y la alineación con el Plan Estratégico Institucional (PEI) UdeC.
