Avanza proyecto de estandarización de servicios de las Direcciones VRAEA
En una cultura de mejora continua al interior de las organizaciones, es indispensable contar con procesos y procedimientos claramente establecidos y conocidos por el personal, para satisfacer los requisitos de los clientes (usuarios y/o beneficiarios), aumentar la confianza y aportar a la sostenibilidad de las instituciones. Ese propósito fue el que llevó a la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos, VRAEA, a abordar un proyecto que diseñe un proceso de Estandarización de los distintos Servicios de las cinco Direcciones de la VRAEA.
En este proyecto se cuenta con la asesoría de Nilsson Cordero Placencia, Magíster en Ingeniería Industrial y Sistemas Universidad del Desarrollo y Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión Universidad de Chile, quien explica que la estandarización es una actividad colectiva y participativa encaminada a establecer soluciones mediante la formalización de criterios de trabajo objetivos y conocidos por todos los entes de una institución.
El objetivo general de este proyecto es desarrollar un proceso de estandarización de los distintos servicios de las Direcciones de Personal, Finanzas, Tecnologías de Información, Servicios y Adquisiciones y Gestión de Contratos, explicó Claudio Suárez, profesional de la VRAEA que es parte de esta iniciativa.
El proyecto, agregó, contempla además, en una primera etapa, diseñar y documentar para las Direcciones indicadas la información documentada de la Política de Calidad de Servicios, Cartera de Servicios de cada Dirección, Tipología de Clientes y Mapa de Procesos. En una segunda etapa contempla el diseño de los estándares de Procesos Aplicables y facilitar los conocimientos técnicos y experiencias específicas en normalización y gestión de calidad. También contempla acompañar a los equipos de trabajo de las Direcciones involucradas en este proyecto, para aportar a la estandarización de buenas prácticas.
Por ello se ha trabajado en conjunto con las cinco Direcciones de la VRAEA y con equipos de trabajo asignados por cada repartición.
A diciembre de 2021 se cumplió un hito en la primera etapa de este proyecto, manifestó el profesional de la VRAEA y contraparte de este proyecto, Claudio Suárez, al terminarse la primera etapa de trabajo de estandarización de servicios de la Dirección de Personal.
Origen e importancia estratégica
El Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos, Miguel Ángel Quiroga, explicó que este proyecto surgió tras un proceso de autoevaluación que se hizo al interior de la Vicerrectoría, con los diferentes equipos de trabajo, “porque percibíamos que teníamos ciertas debilidades que debían ser subsanadas. Si bien teníamos personal que conocía e implementaba los procesos que se desarrollan en las Direcciones, muchos estos no estaban documentados y ello nos coloca en situación de riesgo, pues ante la ausencia de alguno de ellos es muy difícil traspasar estas tareas a otras personas”.
También fue determinante el percibir que estos procesos son sujetos de mejora, pero al no tenerlos documentados, esta optimización es más compleja. Asimismo, cuando no están debidamente identificados las persona y reparticiones que intervienen en un proceso, al interior o exterior de la VRAEA, se hace más difícil identificar las responsabilidades pertinentes.
Por ello, precisó Quiroga, este proyecto es muy importante, en el contexto del nuevo Plan Estratégico Institucional, los nuevos lineamientos en materia de calidad de la UdeC y los cambios que se han generado en la Ley de Educación Superior. “Todo esto hacía necesario este trabajo, para ingresar en el círculo de la mejora continua y también para la transición hacia la digitalización de tareas repetitivas”, acotó.
Santiago Chávez, Director de Adquisiciones y Gestión de Contratos, agregó que este proyecto implica un cambio muy importante en la forma de operar de la VRAEA, “porque nosotros estamos colocando al cliente al centro de nuestra acción, agregando valor al cliente a través de un proceso estandarizado, bajo normativa ISO 9001, que nos permitirá tener ordenados nuestros procesos, procedimientos, roles y perfiles y también trabajar en el mejoramiento continuo de nuestros procesos”.
Una mirada similar expresó el Director de la Dirección de Tecnologías de Información, DTI, Gustavo Anabalón. “Este proyecto implica una homologación de metodologías y registros, con una sola mirada, para enfrentar procesos varios. Así todos vamos a saber lo que hacemos, lo que entregamos y de una misma forma nos vamos a medir. La etapa siguiente es ver cómo, sobre esta base, construimos una mejor institución. Por eso, se empezó con algunas direcciones y luego nos sumamos el resto”, expresó.
El Director de la DTI explicó que este proyecto de estandarización de servicios es parte del mejoramiento continuo de una institución. “Siempre es bueno estarse cuestionado como uno hace las cosas, ver si estamos cumpliendo con nuestras tareas y con las expectativas de nuestros clientes, ver cómo mejoramos o cómo alineamos esas expectativas”, subrayó Anabalón.
